الرئيسية » ثقافا » نظم المعلومات الإدارية

نظم المعلومات الإدارية

نظم المعلومات الإدارية

نظم المعلومات تلعب المعلومات دوراً هاماً في حياة المجتمعات كافة على اختلافها، وفي كافة مجالات استخداماتها. وتحقق دوراً هاماً في تحقيق التقدم الإنساني والتكنولوجي. ومن هنا نبعت الحاجة لوجود أنظمة للمعلومات تعمل على توفير معلومات دقيقة ومنظمة وقيمة، تلبي الاحتياجات بالشكل الأمثل، وتسهل عملية تحديث وتغيير البيانات بشكل مستمر.

نظم المعلومات الادارية

وتدعم نظم المعلومات عمليات التخطيط والإدارة وكافة أنشطة المؤسسة بحيث توفر المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب مما يسهم بشكل إيجابي باتخاذ القرار المناسب. ويعتبر وجود نظام معلومات ذو فاعلية من الميزات التنافسية بالنسبة للمؤسسة، بحيث يمكنها من وضع الخطط والاستراتيجيات التي تساعدها بأن تكون في الريادة.

مفهوم نظم المعلومات الإدارية

منذ السنوات القليلة الأخيرة من القرن الماضي ونحن نعيش ثورة معلوماتية هائلة أحدثت تغييراً جذرياً في هياكل المنظمات وطبيعة وممارسة الأعمال والتجارة. وقد تناول تعريف نظم المعلومات العديد من الباحثين، فقد عرفة بأنها تلك النظم التي تهدف إلى توفير المعلومات وخدمات معلومات البيئة،. ويجب أن يتضمن نظام المعلومات نظامين جزئيين على الأقل الأول ينصب على تجميع النظام للمعلومات والثاني لتوفير خدمات المعلومات.

ويمكن تعريف نظام المعلومات أيضاً بأنه عبارة عن مجموعة العناصر التي يمكن مزجها لتتفاعل في إطار تعاوني بهدف معالجة البيانات وتحويلها لمعلومات ذات قيمة يمكن استخدامها والاستفادة منها لتحقيق أهداف محددة.

وظائف نظام المعلومات الإدارية:

يعتبر تجميع البيانات ومعالجتها وتحويلها لمعلومات الوظيفة الأساسية الأولى لنظام المعلومات الإدارية المحوسب. بحيث يتم استرجاعها عند الحاجة لها، مجموعة من وظائف نظم المعلومات كالتالي:

  1. الحصول على البيانات من المصادر المختلفة.
  2. التأكد من دقة البيانات وصحتها.
  3. تنظيم البيانات من خلال عمليات الفرز والتبويب والترميز.
  4. تخزين البيانات من خلال وسائط التخزين المختلفة.
  5. إجراء العمليات الحسابية والمنطقية.
  6. استعادة المعلومات وإعادة عرضها من خلال تقارير مطبوعة أو جداول أو رسومات بيانية وغيرها بحيث يمكن الاستفادة منها.
  7. إنتاج المعلومات من خلال تقارير مطبوعة أو معروضة على الشاشة حسب صلاحيات المستخدم بهدف الاستفادة منها في اتخاذ القرار.

أنواع نظم المعلومات الإدارية:

تتشابه نظم المعلومات الإدارية من حيث عناصرها ومكوناتها. إلا أن هناك أنواعاً متعددة منها، وكل نوع له خصائص واستخدامات مميزة. ويلاحظ أن تصنيف المعلومات إلى عدة أنواع يعتمد على أنواع القرارات المطلوب اتخاذها على المستويات التشغيلية والتكتيكية والاستراتيجية. ومن أنواعها ما يلي:

  • نظم المعلومات المحاسبية: Accounting Information Systems

هو أحد نظم المعلومات الفرعية في الوحدة الاقتصادية. ومن الممكن أن تشمل كلاً من: الأفراد، الإنتاج، التخزين والمبيعات المالية، المشتريات. والتي تهدف بشكل إجمالي لخدمة الوحدة الاقتصادية ضمن الهدف الشامل باعتبارها النظام الكلي لكل النظم العاملة في نفس النطاق. ويتكون نظام المعلومات المحاسبية من نظم فرعية تشمل نظام محاسبة التكاليف، نظام المحاسبة المالية، نظام الرقابة الداخلية. وتعمل تلك الأنظمة معاً بصورة مترابطة ومتناسقة بهدف توفير المعلومات لجميع الجهات التي يهمها أمر الوحدة الاقتصادية لمساعدتها في اتخاذ القرارات الخاصة بالتخطيط والرقابة وحل المشكلات التي تواجهها الوحدة الاقتصادية. وذلك من خلال عمليات التجهيز والقياس التي تقوم بها تلك النظم الفرعية.

  • نظم إدارة معلومات التعليم: Education Information Systems

هي أنظمة محوسبة ذات قاعدة بيانات ضخمة تحوي بيانات الطلبة والموظفين والمباني المدرسية. وتستخدم لتوحيد بيانات كافة المؤسسات التعليمية معاً رغم اختلاف وتباعد الأقاليم. وذلك بهدف الاستفادة من المعلومات في التخطيط واتخاذ القرارات وتقييم الأداء.

  • نظم المعلومات التسويقية: Marketing Information Systems

تعتمد إدارات المؤسسات على نظم المعلومات التسويقية في تسيير الأعمال واتخاذ القرارات وخاصة القرارات ذات الصلة بالتسويق. حيث تحتاج المؤسسة الاقتصادية لمعلومات في مختلف مراحل المشروعات. سواء كان ذلك مع بداية المشروع أو أثناء تنفيذه أو عند مواجهة أية مشكلة تسويقية. ولكي تتفادي المؤسسة أية أخطاء في استغلال المعلومات فعليها تجميع كم هائل من المعلومات وفق نظام المعلومات التسويقية. ومن خلاله يقوم مدير التسويق باتخاذ قرارات كثيرة متعلقة بالأسعار أو الإعلان أو الترويج أو التوزيع أو البيع أو المنتوج، وكذلك يمكن وضع خطة تسويقية وتقييم القرارات والنتائج التي توصل إليها.

  • نظم المعلومات الجغرافية: Geographic Information Systems GIS

هو نظام قائم على الحاسوب، ويهدف لجمع وتخزين وصيانة وتحليل وتوزيع وإخراج البيانات والمعلومات المكانية لأهداف معينة. مما يساعد على التخطيط واتخاذ القرار فيما يتعلق بالزراعة وتخطيط المدن والتوسع في السكن، بالإضافة لقراءة البنية التحتية لأي مدينة.

  • نظم إدارة المكتبات: Library Management Systems

وتهدف هذه الأنظمة المحوسبة لإدارة موجودات المكتبة ومقتنياتها من حيث جرد الموجودات أو الطلبات أو المواد المستعارة وأسماء الأشخاص الذين استعاروها. ويتضمن نظام إدارة المكتبات عادة قاعدة بيانات شاملة ومترابطة وبرمجية للتفاعل مع قاعدة البيانات، وكذلك يتوفر بالنظام واجهتي استخدام إحداهما للمستخدم والأخرى لطاقم عمل المكتبة.

عناصر نظم المعلومات الإدارية:

  • المكونات المادية Hardware : وتشمل كافة التجهيزات المستخدمة في العمليات التي تمر بها البيانات ومعالجتها كمعلومات، ومنها أجهزة الحاسوب وملحقاتها وأجهزة الوسائط والأقراص الممغنطة أو المدمجة.
  • البرمجيات Software : وتشمل كافة البرمجيات المطلوبة لمعالجة البيانات. ومن ضمنها مجموعة نظم التشغيل المستخدمة في تشغيل المكونات المادية مثل أجهزة الحاسوب، ومنها برامج النظام مثل نظام التشغيل، والبرامج التطبيقية مثل برنامج أتمتة المكاتب وبرامج السجلاـت.
  • المستخدمون Users : يعتبر المستخدمون العنصر الرئيس لكافة العمليات في نظم المعلومات. فهم معيار النجاح الأول للنظام، ومن خلالهم يمكن الحكم على نجاح أو فشل النظام. وتشمل كلمة مستخدمي النظام كافة الفئات مثل المستخدمين النهائيين. وهم فئة الكتبة والسكرتارية أو معلمين أو مديرين، وتشمل فئة المستخدمين أيضاً الاختصاصيين الفنيين المسئولين عن تشغيل وتطوير النظام الذي بدوره يشمل مختلف أنواع الموارد والوسائط.
  • البيانات Data : تعتبر البيانات المواد الخام التي يقوم عليها نظام المعلومات. فالبيانات هي موارد ذات قيمة عالية في المؤسسة. لذا ينبغي استثمارها بالشكل الأمثل كي تتحقق منها الفائدة العظمى للمستخدم النهائي للنظام. وتتعدد أشكال وأنواع البيانات حسب استخدامها في النظام وطبيعة المعلومات المطلوبة من نظام المعلومات.
  • الشبكات Networks: وتشمل كافة أنواع الشبكات التي تربط عناصر النظام ببعضها البعض. ومنها شبكة الإنترنت، أو شبكات الإنترانت الداخلية التي أصبحت عنصراً هاماً في إدارة الأعمال الإلكترونية الناجحة.

خصائص نظم المعلومات الإدارية:

  • الشمولية Extensively : ويقصد بخاصية الشمولية أن يشمل النظام جميع الجوانب التي تم جمع المعلومات من أجلها بغض النظر عن كم المعلومات إن كانت قليلة أو كثيرة بشرط أن تحقق المعلومات الهدف الذي تم جمعها لأجله. وقد تكون تلك المعلومات مختصرة ولكنها شاملة تلبي حاجة المستفيدين سواء كانوا في الإدارة الدنيا أو الإدارة العليا تبعاً لطبيعة المشكلات التي تتعامل معها.
  • الاعتمادية Reliance: ويقصد بخاصية الاعتمادية أن يلبي النظام حاجات المستفيدين بصورة كاملة، كما تشمل أيضاً عوامل أخرى مثل مدى إمكانية التحقق من المعلومات أو البحث عن مصادرها. أو طريقة عرضها بصورة متناسقة ومنظمة، وكذلك مدى استفادة المستخدمين. من مخرجات النظام في إكمال الأعمال المطلوبة منهم من أجل اتخاذ القرارات الفاعلة بشأنها.
  • التوقيت Timing: وتعتبر خاصية التوقيت من الخصائص الهامة لنظام المعلومات نظراً لأن توقيت الحصول على المعلومات يمثل أهمية كبرى بالنسبة للمستخدمين. ونظراً لأن المعلومات هي أساس اتخاذ القرارات فلا بد من أن تتوفر هذه المعلومات في الوقت المناسب لكي يتم اتخاذ القرار في الوقت المناسب وإلا سيحكم على قراراتها بالفشل. كما يعتبر التوقيت من الميزات التنافسية للمؤسسات والتي تمنحها تفوقاً على المنافسين أو درجة أعلى من الرضا لدى المنتفعين.
  • الدقة Precision: ويقصد به مدى خلو المعلومات المقدمة من الأخطاء أو الانحياز نظراً لأن عدم الدقة ينتج عنه خلل في اتخاذ القرار الصحيح. كما أشارت الأبحاث السابقة أن القرارات الإدارية السليمة هي نتاج معلومات سليمة،. ونتيجة لذلك فقد تزايد الاهتمام بتوظيف التكنولوجيا في مجال المعلومات لإنتاج معلومات أكثر دقة وخالية من الأخطاء.

جودة نظم المعلومات الإدارية:

تعتبر نظم المعلومات الإدارية بشكل أساسي الداعم الأساسي لمعظم العمليات التي تتم داخل المؤسسات بكافة أشكالها. ويتعلق عمل نظم المعلومات الإدارية بشكل أساسي بعمليات جمع البيانات وتخزينها وتجهيزها ونشرها واستخدامها. وبالتالي تستفيد المؤسسة من المعلومات التي تخرجها نظم المعلومات في الارتقاء بالأداء المؤسسي بشكل عام.

ونظراً لتلك الأهمية فقد كان من الضروري معرفة مدى ملائمة هذه النظم لتوقعات المستخدمين. والتأكد من كفاءة نظم المعلومات والفائدة العائدة من استخدامها. لذلك تنفق المؤسسات عادة مبالغ كبيرة على تقييم مدى كفاءة نظم المعلومات التي تستخدمها لأنها تدرك مدى النفع الذي سيعود على المؤسسة من خلالها. وقد لقي موضوع قياس فعالية استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في تقديم الخدمات بشكل إلكتروني على اهتمام العديد من الباحثين. وتعددت وجهات النظر مما لم يساعد على ظهور طريقة محددة لاختبار فعاليتها. ولضمان نجاح عملية التقييم فقد بينت عدة دراسات أن نظام التقييم لا بد أن يكون واضحاً ومفهوما وسهل التطبيق.

ولتقييم فعالية الخدمات الإلكترونية. اقترح مجموعة من الباحثين عدة نماذج لدراسة جودة الخدمات الإلكترونية التي تقدمها نظم المعلومات سواء كانت عبر مواقع الإنترنت أو من خلال الأنظمة الحاسوبية. ومن أهم هذه النماذج نموذج نجاح نظم المعلومات والذي أعده الباحثان Delon & Mclean.

أبعاد جودة نظم المعلومات

  • جودة النظام System Quality

ويتم التركيز في هذا المحور على خصائص أداء النظام والتي يمكن قياسها من خلال سهولة استخدام النظام. مرونة النظام، الثقة بالنظام، سهولة التعلم، تكامل النظام، زمن الاستجابة. جودة البيانات، سهولة نقل البيانات، تكامل البيانات وأهميتها.

  • جودة الخدمة Service Quality

وترتبط جودة الخدمة بما يتلقاه المستفيدون من مزود الخدمة، وغالباً ما تكون مرتبطة بالواقعية، الاعتمادية، جودة الخبرة المقدمة.

وبكل الأحوال فإن جودة الخدمة تتعلق تحديداً بإدارة نظم المعلومات في المؤسسة، كما تتعلق أيضاً بجودة خدمة الإنترنت في حال كان النظام مبيناً على الإنترنت. وقياس جودة الخدمة الإلكترونية يشمل هذا النموذج خمسة أبعاد هي: الجوانب الملموسة والتي تضم كلاً من التسهيلات المادية والمعدات المستخدمة في تقديم الخدمة. وأدوات الاتصال والتواصل، والمظهر الخارجي للعاملين والثقة والاعتمادية على تقديم الخدمة بشكل صحيح وبدون أخطاء وبشكل سريع. وهذا يعكس مدى استعداد العاملين بالمؤسسة للتعاون مع الجمهور وتقديم الخدمة بسرعة. وكذلك الضمان الذي يعكس خبرة ومعرفة العاملين بمنظمة الخدمة وقدرتهم على كسب ثقة الجمهور والعملاء. وأخيراً التعاطف الذي يعكس درجة العناية بالجمهور والاهتمام الفردي بكل شخص من الأشخاص.

  • جودة المعلومات Information Quality

وتتعلق نوعية المعلومات بما يحويه النظام من بيانات ومعلومات، وكذلك ما تتميز به من خصائص مثل الدقة والإيجاز والاكتمالية والصلة بالموضوع وأن تكون واضحة ومفهومة وذات معنى، كما يجب أن تكون قابلة للمقارنة وذات شكل مناسب، كما وتهتم جودة المعلومات بتخصيص عرض المعلومات بما يتناسب مع احتياجات المستخدمين، لأنه لا يتم عرض كافة البيانات التي تم تخزينها ولا المعلومات التي تمت معالجتها إلا وفق احتياج المستخدم والصلاحيات التي يمتلكها من أجل الاطلاع على المعلومات، كما ينبغي للنظام أن يوفر المعلومة الصحيحة لاتخاذ القرار الصحيح في الوقت المناسب، كما ينبغي أن يوفر النظام نظام بحث عن المعلومات بحيث يسهل الوصول إليها متى احتاجها المستخدم.

  • جودة الظروف الميسرة Facilitating Conditions :

ويقصد بها أن تتوافر كافة الظروف لنظام إدارة المعلومات ليعمل بالسرعة الكافية والطريقة المناسبة، ولكي يكون النظام ناجحاً ويحقق أهدافه بدقة لا بد أن تتوافر له مجموعة الظروف التي تجعله ملبياً لكافة احتياجاته ومنها أن تتوفر لدى مستخدمي النظام الموارد المادية اللازمة لاستخدامه، وكذلك أن يمتلك المستخدمون مستوىً ملائماً من المعرفة لاستخدام النظام، كذلك لا بد من أن يكون النظام متوافقاً مع الأنظمة الأخرى المستخدمة في مكان العمل بحيث لا تكون هناك أية تعارضات بين تلك الأنظمة، وأخيراً الدعم الفني الذي يعتبر الحصن الحامي لمستخدمي النظام والذي بدوره يقدم كل الدعم الفني اللازم للمستخدمين ويساعدهم في التغلب على أية مشاكل قد تواجههم أثناء استخدامهم للنظام.

كما أن الظروف الميسرة تعتبر أحد العوامل التي تواجه المؤسسة والتي تعوق نجاح تطبيق نظم المعلومات الإدارية فيها بشكل صحيح.

شاهد أيضاً

إدارة الموارد البشرية

استراتيجيات إدارة الموارد البشرية

استراتيجيات إدارة الموارد البشرية تعتبر إدارة الموارد البشرية من الإدارات المهمة والرئيسية في مختلف المؤسسات. …

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *